Quels sont les besoins comptables des PME?

Le 6 décembre dernier, j’ai joint le pannel du Black Excellence Club. J’ai eu la chance de m’adresser au groupe et de leur présenter les 5 éléments essentiels comptables pour les PME.

Alors, en résumé, on va toucher cinq points.

1. Un bon système de tenue de livres

   D'abord, il faut avoir un bon système de tenue de livres avec toutes les preuves qui vont avec. C'est super important de garder ces petits bouts de papier parce que si jamais quelqu'un vient vérifier nos comptes, on doit pouvoir montrer que les chiffres et les dépenses qu'on a notés dans notre système, c'est du sérieux. En gros, quand on dit qu'on a dépensé quelque chose, il faut pouvoir le prouver avec des papiers !

2. Une bonne connaissance des différentes associations ou des différents comités qui chapeautent l’industrie de votre expertise

   
   Par exemple, dans le secteur de l'entretien ménager, il existe une industrie régulée par un comité, appelé le comité paritaire. Ce comité supervise l'ensemble de cette industrie, et c'est lui qui établit les règles du jeu. Santé Canada fournit des directives claires sur ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas dans le domaine de l'alimentation. Ainsi, le secteur de l'alimentation dispose également d'un comité ou d'une association qui veille à la réglementation de ce domaine d'expertise. Toutes les entreprises opérant dans le domaine de la restauration sont donc soumises aux normes et aux obligations définies par cette industrie.

3. Connaître et remplir rigoureusement nos obligations gouvernementales de base

Si on est enregistré au fichier des taxes, on doit produire un rapport de taxes tous les trois mois, parfois même mensuellement, et pour certaines entreprises, c'est une fois par an. On s'assure de remplir correctement ce rapport de taxes et de s'acquitter de nos obligations fiscales. C'est crucial. On ne peut pas financer notre entreprise avec l'argent des taxes du gouvernement, c'est strictement interdit.

Si on a des employés salariés, c'est obligatoire d'être inscrit au fichier des retenues à la source. Cela signifie qu'on prélève différentes retenues, comme l'impôt sur le revenu, une part d'assurance-employé, une contribution au Régime de rentes du Québec (RRQ), une contribution au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), et une part d'impôts fédéraux. L'employeur ajoute également une contribution à l'assurance-emploi. De plus, l'employeur doit conserver une portion, soit 4 ou 6%, selon les exigences, pour les vacances des employés. C'est une manière de s'assurer que les employés ont des fonds disponibles lorsqu'ils prennent des congés.

4. Avoir un très bon système de gestion contrôle

La gestion contrôle, c'est un processus crucial qui intervient entre le moment où l'on passe une commande et celui où l'on la reçoit. Différentes étapes sont impliquées dans ce processus visant à assurer que ce qui a été demandé soit correctement traité. L'objectif est d'éviter que des commandes bien faites se perdent en cours de route, entre leur réception et la livraison. Un bon système de gestion contrôle vise à éliminer les erreurs, les vols et à garantir une gestion transparente de l'ensemble du processus, depuis la commande jusqu'à la livraison.

5. Avoir un bon système d’archivage des dossiers (on garde tout pendant 7 ans!)

Il est vraiment crucial de mettre en place un système d'archivage efficace. La loi stipule qu'on doit conserver tous les documents pendant une période de 7 ans. Certains pensent que 5 ou 6 ans suffisent, mais pour les registres comptables, la règle est de les garder pendant 7 ans. Cette mesure de précaution évite les pertes de documents et réduit les risques. Le gouvernement peut demander à consulter nos archives jusqu'à 7 ans en arrière, au-delà de cette période, cela est généralement rare. Ainsi, pour rester conforme et sécurisé, il est recommandé de conserver tous les documents pendant la période légale de 7 ans.

Et voilà!

Et si vous avez besoin d’aide pour chacune de ces étapes, je suis là.

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